Service : Service des sports
Date de publication : 05/04/2023
Cadres d’Emplois des Adjoints Administratifs
Sous l’autorité du responsable du service des Sports
Apporter une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement, de suivi de dossier, de gestion budgétaire et comptable du service.
Missions principales :
• Accueil physique et téléphonique
• Accueillir et informer le public sur les questions liées au sport au sein de la collectivité ;
• Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et les agents sur les procédures en vigueur ;
• Prendre les rendez-vous ;
• Assurer la réservation de salles pour les réunions et en assurer la logistique ;
Traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme différents types de courriers ;
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion ;
• Renseigner le logiciel métier « Elise » ;
• Préparer les courriers et les fiches de suivi de parapheurs ;
• Gérer les fichiers d’adresses et de publipostages ;
• Suivre les congés des agents du service ;
• Organiser et transmettre les plannings des astreintes des gardiens du PSL ;
• Renseigner le logiciel métier de gestion de salles « Planitech » ;
• Enregistrer le calendrier des manifestations sportives ;
• Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;;
• Gérer les fournitures et matériels bureautiques ;
• Trier, classer et archiver les documents papier ;
• Dématérialiser les documents et les classer numériquement.
Gestion budgétaire et comptable
• Elaborer et suivre les bons de commandes, les devis et les visas des factures ;
• En collaboration avec le chef de service, préparer et suivre l’exécution du budget du service ; • Etre en lien régulier avec le service financier ; • Gérer les relations avec les fournisseurs.
Suivre les dossiers de demandes de subvention associatives
• Réceptionner les dossiers de demande de subvention ;
• Contrôler les pièces administratives et comptables des dossiers ; • Relancer au besoin les associations sur les pièces manquantes • Suivre les dossiers associatifs.
Savoirs :
Savoirs professionnels
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Procédure du service
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Tableaux de bords et outils de suivi
Savoirs généraux
• Communication orale et écrite
• Techniques et supports de communication
• Principe de fonctionnement des collectivités territoriales
Profil :
• Rigueur administrative
• Sens de l’organisation, de l’autonomie et de la prise d’initiative, polyvalence
• Capacité à travailler au contact des habitants et des partenaires institutionnels
• Disponibilité, autonomie, curiosité, dynamisme
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité rédactionnelle et organisationnelle
• Discrétion professionnelle
• Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel) et des différents logiciels
• Maitrise de la base Comptabilité Gestion Financière « CIRIL »
• Maitrise de la base « Elise »